quinta-feira, 22 de março de 2012

Organizando a papelada!!

Olá pessoal,
Esses dias fui organizar uma papelada e descubro, a cada dia, o quanto eu gosto disso. É praticamente terapêutico, é uma mistura de tudo...tem que ter paciência, destreza, esperteza, dedicação. É demorado, um trabalho minuncioso! No meu caso é super artesanal, sem muitas regras de arquivologia ou coisas afins. O importante é que o processo seja simples, que esteja sempre disponível e tenha um lugar definitivo onde saberemos localizá-lo com facilidade sempre que for necessário. Por isso é baseado no que eu aprendi pela vida e que se tornou funcional para mim e para os meus clientes. Então, resolvi mostrar para vocês como eu faço aqui em casa com os meus papéis. Na verdade não há receitas prontas, você precisa encontrar o seu caminho. Mas vou tentar dar uma ajudinha.
Muitos beijos
Dicas:
  • Designar uma área da casa, mesmo que seja apenas uma gaveta para arquivar papéis, contas.. é um bom início para manter tudo junto para depois fazer a triagem e descarte. Depois de arquivados, tenha um local para guardá-los. Assim fica fácil para todos da casa fazerem as suas consultas. Aqui em casa projetei esse gavetão especialmente para este arquivo fixo;
  • Prepare um sistema de arquivamento para os seus papéis;
  • Ou seja, selecione os documentos e depois determine os critérios de organização desses documentos ( que pode ser por assuntos específicos_ notas fiscais, contas, recibos, contratos... ou por membros da família ). Aqui em casa eu usei os dois critérios;
  • O ideal é abrir a correspondência uma vez por semana e fazer a triagem, ( eu guardo as contas pagas em uma gaveta e arquivo uma vez por mês, assim que estão todas pagas. Desta forma também tenho o controle de quando está faltando alguma conta) ;
  • Sempre organizar as contas em ordem cronológica decrescente;

  • Para proteger os papéis use plásticos internos. Que também servem como uma forma de subdividir em temas. 
  • Também é importante padronizar as pastas, todas iguais. Assim o arquivo fica visualmente organizado; 
  • Na minha pasta para os membros da família tenho todos os documentos pessoais,como receitas médicas, diplomas, certificados, certidões... a vida da pessoa está ali. Tudo.
     
  • Deve ter sempre na lombada uma etiqueta indicativa do conteúdo;
     

Qual é a idéia???
Encontrar o que você precisa de maneira mais fácil, mais eficiente.
Curiosidade:
Estudo feito pelo Wall Street Journal diz que pode-se comprovar que anualmente a gente perde 06 semanas procurando documentos, isso vale para a sua mesa do escritório assim como para a papelada que você acumula na sua casa.
Mas aqui em casa, nem pensar...rsrsrrs. E na sua???
 Imagens:Organização&Arte

5 comentários:

  1. Oi flor...tinha tempos que não nos visitávamos né?
    Adorei as dicas de organização...algumas eu até já utilizo aqui em casa.
    Mais realmente tudo bem organizado nos faz ganhar tempo.

    bjus

    Vânia Pinho

    ResponderExcluir
  2. Nossa Halorna, que sonho ter meus documentos organizados desta forma!

    Amei as dicas!

    Bjocas e bom final de semana..

    ResponderExcluir
  3. Sou super adepta das pastas, coloco etiquetas em tudo e fica bem organizadinho.

    Bjs!

    ResponderExcluir
  4. Halornaaaaaa, adorei as dicas. Gostaria de ter os meus documentos organizados assim. beijos e saudades

    ResponderExcluir